UpdateTime：2015/10/29 10:09:35

　　貨代公司操作流程操作部工作流程

　　I、客戶(hù)服務(wù)

　　一、訂艙

　　1. 客戶(hù)向我司訂艙的

　　2. 客戶(hù)發(fā)來(lái)的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

　　1. 托運人/發(fā)貨人2)船公司/船名/航次或船期3)起運港4)目的港/中轉港5)貨名6)柜型、柜量7)運價(jià)8)托運人的簽字、蓋章

　　3. 客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運價(jià)是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認, 待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時(shí)，需先在各船公司專(zhuān)用臺帳上自編S/O號。

      4. 訂艙單發(fā)出后，客服人員應主動(dòng)向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單第一時(shí)間傳給客戶(hù)，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆。

　　5. 訂艙完畢后，客服人員應及時(shí)將資料輸入電腦，具體步驟如下：

　　1) 新建委托 ?C 輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開(kāi)航日期、裝港、目的港、箱型箱量。

　　2) 工作號，并按各業(yè)務(wù)員創(chuàng )建業(yè)務(wù)編號，比如“客戶(hù)服務(wù)”以KF開(kāi)頭。

　　3) 輸入費用明細 - 主要是應收費用。

　　4) 訂艙確認 ?C 輸入訂艙號。

　　輸入電腦時(shí)，應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱(chēng)、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、開(kāi)船日期。

　　6. 操作臺帳應該認真、完整地填寫(xiě)，應注意以下幾點(diǎn)：

　　1) 托運人應與訂艙單上的托運人一致，并寫(xiě)清電話(huà)、傳真、及聯(lián)系人;

　　2) 費用明細應仔細填寫(xiě)，“應收”為向客戶(hù)收取費用;“應付”為由我公司支付的費用;運費到付的需填寫(xiě)在“到付”欄，各種費用應分項列明;向客戶(hù)收取的費用為ALL IN時(shí)，須注明包含哪些費用;免文件、電放費用的需由公司領(lǐng)導在臺帳上簽字確認;

　　3) 需由我司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領(lǐng)導確認，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領(lǐng)導確認);

　　4) 客戶(hù)需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導簽字確認;

　　5) 訂艙號、訂艙日期、船名、開(kāi)船日期要完整填寫(xiě);

　　6) 客服人員應在臺帳上相應位置簽字。

　　7. 客服按業(yè)務(wù)員設立登記臺帳，客服需在訂艙當日內將客戶(hù)名稱(chēng)、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務(wù)編號登記在臺帳上，以便統計查詢(xún)。

　　二、拖車(chē)、報關(guān)

　　1. 出書(shū)面申請，公司批準后方能安排。

　　2. 安排拖車(chē)前，需與工廠(chǎng)或SALES聯(lián)系確認裝柜時(shí)間及地點(diǎn)。

　　3. 安排拖車(chē)時(shí)，需向拖車(chē)行發(fā)出書(shū)面委托，寫(xiě)明裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、協(xié)議價(jià)格、S/O NBR、工廠(chǎng)聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà)等，并在拖車(chē)登記臺帳上登記以訂艙確認后，根據客戶(hù)的要求安排拖車(chē)與報關(guān)。需嚴格按照公司公布的拖車(chē)行、報關(guān)行列表及相應價(jià)格進(jìn)行安排。對個(gè)別重要客戶(hù)有特殊要求的，需提下資料：客戶(hù)名稱(chēng)、拖車(chē)行、柜型柜量、起止地點(diǎn)及費用等。

　　4. 應至少提前半天時(shí)間向拖車(chē)行下委托，以便拖車(chē)行有時(shí)間打單、安排。

　　5. 委托后，客服應要求拖車(chē)行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠(chǎng)。

　　6. 客服應叮囑車(chē)行按要求時(shí)間抵達裝貨地點(diǎn)，否則由此引起的押車(chē)費等損失由車(chē)行承擔。

　　7. 一般貿易在深圳清關(guān)的可不需司機本，若是轉關(guān)的貨柜一定要求車(chē)行帶司機本前往，可委托車(chē)行代辦轉關(guān)手續。

　　8. 安排凍柜拖車(chē)須至少提前一天通知船公司提柜時(shí)間，是否需要預冷，及通風(fēng)口開(kāi)啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排。

　　9. 如客戶(hù)要求凍柜需代發(fā)電機的，應安排有帶發(fā)電機的拖車(chē)公司拖柜。

　　10. 在客戶(hù)自己安排送散貨過(guò)來(lái)的情況下，可委托各碼頭的貨運站辦理卸車(chē)、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。

　　11. 在給貨運站的委托書(shū)中需注明提空柜時(shí)間，可事先與客戶(hù)確認貨到站時(shí)間以便決定是通知倉庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產(chǎn)生還空費用。

　　12. 安排報關(guān)時(shí)，需將退稅聯(lián)等重要報關(guān)文件在報關(guān)臺帳上作登記，由報關(guān)行簽收。在收到由報關(guān)行退回的退稅聯(lián)后，應立即通知客戶(hù)，并以客戶(hù)許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶(hù)，并做好交接紀錄。